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Datenschutzhinweise für Kunden und Interessenten

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Die Datenschutzhinweise für Kunden und Interessenten enthalten die notwendigen Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Art. 13 und Art. 14 DSGVO. Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen im Zusammenhang mit dem mit Ihnen geschlossenen Vertrag oder mit der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung (einschließlich unserer Vertriebsaktivitäten per Post, E-Mail, LinkedIn und Telefon) verarbeiten, woher wir Ihre Daten beziehen, sofern wir sie nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, welche Rechte Sie diesbezüglich haben und wie Sie uns kontaktieren können.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Genow GmbH, Grafenstraße 19, 64283 Darmstadt, Deutschland, Tel.: +49 (0) 6151 3942692, E-Mail: hey@genow.ai

Die Genow GmbH ist im Handelsregister unter HRB 105742 (Amtsgericht Darmstadt) eingetragen. Die Geschäftsführung besteht aus Dr. Timo Koppe, Adrian Glauben und Dr. Sara Jourdan.

Kontakt für Datenschutzfragen:

E-Mail: privacy@genow.ai

Externe Datenschutzbeauftragte:

DataCo GmbH, Sandstr. 33, 80335 München, Deutschland, Tel.: +49 (0) 89 452459 900, E-Mail: datenschutz@dataguard.de

Art der Daten und Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur für die Zwecke, für die wir sie erhalten oder erhoben haben. Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO.

Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Folgende gespeicherten Daten dienen vorrangig dazu, den mit Ihnen geschlossenen Vertrag oder Lizenzvertrag über die Nutzung eines angebotenen Produktes oder einer Leistung nachzukommen, einschließlich der Zahlungsabwicklung und Lieferung.

  • Name, Anschrift und Kontaktdaten
  • Auftragsdaten (z.B. Produkte, Leistungen, Softwarenutzung)
  • Rechnungsdaten/Auftragsdaten (z.B. Rechnungsnummer, Position, Artikel, Name, Anschrift)
  • Daten zur Zahlungsabwicklung (z.B. Kreditkartendaten, Bankverbindungsdaten, Zahlungstermin, Mahnungen)
  • Dokumente (z.B. Schriftverkehrswechsel, Terminabsprachen)
  • Kostenvoranschläge und Angebote
  • Ansprechpartner des Kunden (z.B. Name, Kontaktdaten, Status)
  • Projektdaten (z.B. Kundenanforderungen, Verantwortlichkeiten)
  • Ticketdaten (z.B. aufgetretene Fehler und Ereignisse, ergriffene Maßnahmen, Zuständigkeiten, Kontaktdaten)
  • Daten zu Reklamationen und deren Ergebnisse
  • Nutzerdaten bei Softwarenutzung (z.B. Benutzername, Passwort, Protokolldaten der Zugriffe)
  • Vertragsdaten (z.B. Lizenzverträge oder Verträge über eine Auftragsverarbeitung)
  • Kalender- und Termindaten
  • Fernwartungsdaten (z.B. Sitzungskennung, Datum und Uhrzeit der Fernwartung, Zeitumfang, Rechnerbezeichnung)

Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Viele der oben angegebenen Daten speichern wir auch, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen z.B. Buchhaltungspflichten.

Dabei handelt es sich um Rechnungsdaten, Daten der Lieferung und Daten der Zahlungsabwicklung.

Sie sind nicht verpflichtet, die vorgenannten personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die mitgeteilten Daten können jedoch für die Begründung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sein. Ohne die Bereitstellung der Daten sind wir ggf. nicht in der Lage, mit Ihnen zu kommunizieren und den Vertrag abzuschließen oder durchzuführen.

Datenverarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Software werden Metadaten des Nutzers verarbeitet.

  • Datum und Uhrzeit des Abrufs der Software
  • IP-Adresse des aufrufenden Rechners
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Übertragene Datenmengen
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version des Betriebssystems

Datenverarbeitung zu Vertriebs- und Akquisezwecken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Wenn Sie Interessent oder Ansprechpartner eines Unternehmens sind, das an unseren Produkten und Leistungen interessiert sein könnte, oder wenn Sie bereits Kunde sind, verarbeiten wir Ihre geschäftlichen Kontaktdaten, um Geschäftsbeziehungen anzubahnen und zu pflegen und Sie über unsere Produkte und Leistungen zu informieren (Direktwerbung). Wir kontaktieren Sie über folgende Kanäle:

  • Post
  • E-Mail
  • LinkedIn (z.B. Kontaktanfragen und Nachrichten)
  • Telefon

Werbliche E-Mails und Werbeanrufe erfolgen nur, soweit die Voraussetzungen des Wettbewerbsrechts (insbesondere § 7 UWG) erfüllt sind, z.B. auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder – bei Anrufen gegenüber geschäftlichen Kontakten – Ihrer mutmaßlichen Einwilligung.

Zu diesen Zwecken verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

  • Name, Berufsbezeichnung, Position und Abteilung
  • Firmenname, Branche, Unternehmensgröße und Geschäftsanschrift
  • Geschäftliche Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummern)
  • URL Ihres beruflichen Profils (z.B. LinkedIn)
  • Kommunikations- und Interaktionshistorie (z.B. Datum und Inhalt von Kontakten, Antworten, Termine, Interesse an unseren Produkten)
  • Angaben zu einem etwaigen Werbewiderspruch (Sperrliste)

Herkunft der Daten (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO): Sofern wir Ihre Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben haben, beziehen wir sie aus folgenden Quellen:

  • Öffentlich zugängliche Quellen, insbesondere Unternehmenswebsites (z.B. Impressum) und öffentliche Register (z.B. Handelsregister)
  • Berufliche Netzwerke, insbesondere LinkedIn und LinkedIn Sales Navigator
  • B2B-Lead-Datenbanken, insbesondere lemlist, die wir nutzen, um relevante Ansprechpartner zu identifizieren sowie geschäftliche Kontaktdaten zu ergänzen und zu verifizieren
  • Messen, Veranstaltungen und Visitenkarten, die Sie uns überlassen haben

Berechtigtes Interesse: Unser berechtigtes Interesse besteht in der Gewinnung neuer Kunden, der Bewerbung unserer Produkte und Leistungen sowie der Pflege von Geschäftsbeziehungen (Direktwerbung, vgl. Erwägungsgrund 47 DSGVO). Wir verarbeiten ausschließlich Daten, die sich auf Ihre berufliche Funktion beziehen. Sie sind nicht verpflichtet, diese Daten bereitzustellen. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt „Rechte als Betroffener“).

Wenn Sie selbst mit uns Kontakt aufnehmen (z.B. durch eine Anfrage oder eine Demo-Anfrage), verarbeiten wir Ihre Daten zur Beantwortung Ihres Anliegens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Sie um eine Einwilligung bitten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Dauer der Speicherung

Die uns übermittelten Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck der Datenverarbeitung erforderlich ist. Dies beinhaltet die Speicherung der Daten aufgrund gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungspflichten nach §§ 146 ff. AO, § 257 HGB sowie § 74 Abs. 4 BDSG und die Löschung der Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie mit Ablauf der Gewährleistungsansprüche.

Daten von Interessenten, die wir zu Vertriebs- und Akquisezwecken verarbeiten, werden spätestens 24 Monate nach unserem letzten Kontakt mit Ihnen gelöscht, sofern zwischenzeitlich keine Geschäftsbeziehung zustande gekommen ist. Widersprechen Sie der Nutzung Ihrer Daten für Direktwerbung, löschen wir Ihre Daten; lediglich Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen und das Datum Ihres Widerspruchs werden in einer Sperrliste gespeichert, um sicherzustellen, dass Sie nicht erneut kontaktiert werden (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 21 Abs. 3 DSGVO).

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitungen

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

  • Für Zwecke der Durchführung der Beauftragung und Bearbeitung von Reklamationen und Gewährleistungsfällen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Beantwortung von Anfragen und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
  • Direktwerbung und Akquise per Post, E-Mail, LinkedIn und Telefon, einschließlich der Erhebung von Daten aus den oben genannten Quellen und der Datenanreicherung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Führung einer Sperrliste nach einem Widerspruch: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 21 Abs. 3 DSGVO
  • Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Kategorien von Empfängern

Die oben genannten Daten werden zu den genannten Zwecken an folgende Empfänger weitergegeben.

Datenübermittlung zu Abrechnungszwecken

Wir übermitteln Ihre Daten gegebenenfalls an folgende Empfänger. Dies dient der Abwicklung des Zahlungsverkehrs:

  • Geldinstitute
  • Steuerbüro

Datenübermittlung zur Nutzung unserer Software und Speicherung der Daten

Zur Nutzung unserer Software und zur Speicherung von Daten übermitteln wir Daten an folgende Empfänger:

  • Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland
  • Microsoft Ireland Operations Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland
  • Brave Software, Inc., 580 Howard St. Unit 402, San Francisco, CA 94105, USA
  • Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
  • HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland
  • Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland

Datenübermittlung zu Vertriebs- und Akquisezwecken

Für unsere Vertriebs- und Akquiseaktivitäten übermitteln wir Daten an folgende Empfänger:

  • lempire SAS (lemlist), 8 Rue de Cléry, 75002 Paris, Frankreich – Bereitstellung geschäftlicher Kontaktdaten (Lead-Datenbank) sowie Planung und Versand von Outreach-Kampagnen
  • HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland – CRM-System zur Verwaltung von Kontakten und Kommunikationshistorie (Auftragsverarbeiter)
  • LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland – berufliches Netzwerk und LinkedIn Sales Navigator (eigenständiger Verantwortlicher)

Übermittlung an Drittländer

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Sofern Sie uns per E-Mail kontaktieren oder unsere Software nutzen, werden Ihre personenbezogenen Daten durch Google, Google Cloud sowie Brave Software verarbeitet. Da diese Unternehmen möglicherweise auch Daten auf weltweit verteilten Servern speichern, kann eine Übermittlung in Drittstaaten (insbesondere die USA) erfolgen. Um hierbei ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, wird für diese Anbieter das notwendige Datenschutzniveau durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln rechtlich abgesichert.

Darüber hinaus setzen wir für die Verwaltung unserer Kundenbeziehungen HubSpot ein (Anbieter: HubSpot Ireland Limited, Dublin, Irland). In diesem Rahmen werden Kundendaten, insbesondere die Kommunikationshistorie, auf den Servern von HubSpot gespeichert. Soweit Daten durch HubSpot, Inc. (USA) oder weitere Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, ist das notwendige Datenschutzniveau durch das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

Für unsere Vertriebs- und Akquiseaktivitäten nutzen wir zudem lemlist, insbesondere zur Gewinnung geschäftlicher Kontaktdaten. lemlist wird von einem Unternehmen mit Sitz in der EU betrieben; soweit Daten durch dessen Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, ist das erforderliche Datenschutzniveau durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Wenn wir Sie über LinkedIn kontaktieren, können Daten auch durch die LinkedIn Corporation in den USA verarbeitet werden; LinkedIn sichert diese Übermittlungen durch EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-U.S. Data Privacy Framework ab.

Rechte als Betroffener

Als betroffene Person haben Sie laut DSGVO folgende Rechte:

  • Auskunft, Berichtigung, Löschung (Art. 15, 16, 17)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
  • Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke. Antworten Sie dazu einfach auf unsere E-Mail oder schreiben Sie an privacy@genow.ai.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an privacy@genow.ai.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Hierzu gehört auch die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde: Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) (+49 (0) 611 14080; poststelle@datenschutz.hessen.de).

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 Abs. 1, 4 DSGVO – einschließlich Profiling – findet nicht statt.

Maßgebliche Sprache

Im Falle von Abweichungen zwischen der deutschen Fassung dieser Datenschutzhinweise für Kunden und einer Übersetzung ist allein die deutsche Fassung maßgebend.