Datenschutzhinweise

DDie Datenschutzhinweise für Kunden enthalten die notwendigen Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten gem. Art. 13 DSGVO. Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen im Zusammenhang des mit Ihnen geschlossenen Vertrages verarbeiten, welche Rechte Sie diesbezüglich haben und wie Sie uns kontaktieren können.

I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Genow GmbH, Grafenstraße 19, 64283 Darmstadt, Deutschland, Tel.: +49 (0) 6151 3942692, E-Mail: hey@genow.ai

Die Genow GmbH ist im Handelsregister unter HRB 105742 (Amtsgericht Darmstadt) eingetragen. Die Geschäftsführung besteht aus Dr. Timo Koppe, Adrian Glauben und Dr. Sara Jourdan.

Kontakt für Datenschutzfragen:

E-Mail: privacy@genow.ai

Externe Datenschutzbeauftragte:

DataCo GmbH, Sandstr. 33, 80335 München, Deutschland, Tel.: +49 (0) 89 452459 900, E-Mail: datenschutz@dataguard.de

II. Art der Daten und Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur für die Zwecke, für die wir sie erhalten oder erhoben haben. Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO.

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1. Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Folgende gespeicherten Daten dienen vorrangig dazu, den mit Ihnen geschlossenen Vertrag oder Lizenzvertrag über die Nutzung eines angebotenen Produktes oder einer Leistung nachzukommen, einschließlich der Zahlungsabwicklung und Lieferung.

• Name, Anschrift und Kontaktdaten
• Auftragsdaten (z.B. Produkte, Leistungen, Softwarenutzung)
• Rechnungsdaten/Auftragsdaten (z.B. Rechnungsnummer, Position, Artikel, Name, Anschrift)
• Daten zur Zahlungsabwicklung (z.B. Kreditkartendaten, Bankverbindungsdaten, Zahlungstermin, Mahnungen)
• Dokumente (z.B. Schriftverkehrswechsel, Terminabsprachen)
• Kostenvoranschläge und Angebote
• Ansprechpartner des Kunden (z.B. Name, Kontaktdaten, Status)
• Projektdaten (z.B. Kundenanforderungen, Verantwortlichkeiten)
• Ticketdaten (z.B. aufgetretene Fehler und Ereignisse, ergriffene Maßnahmen, Zuständigkeiten, Kontaktdaten)
• Daten zu Reklamationen und deren Ergebnisse
• Nutzerdaten bei Softwarenutzung (z.B. Benutzername, Passwort, Protokolldaten der Zugriffe)
• Vertragsdaten (z.B. Lizenzverträge oder Verträge über eine Auftragsverarbeitung)
• Kalender- und Termindaten
• Fernwartungsdaten (z.B. Sitzungskennung, Datum und Uhrzeit der Fernwartung, Zeitumfang, Rechnerbezeichnung)

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2. Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Viele der oben angegebenen Daten speichern wir auch, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen z.B. Buchhaltungspflichten.

Dabei handelt es sich um Rechnungsdaten, Daten der Lieferung und Daten der Zahlungsabwicklung.

Sie sind nicht verpflichtet, die vorgenannten personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die mitgeteilten Daten können jedoch für die Begründung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sein. Ohne die Bereitstellung der Daten sind wir ggf. nicht in der Lage, mit Ihnen zu kommunizieren und den Vertrag abzuschließen oder durchzuführen.‍

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3. Datenverarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Software werden Metadaten des Nutzers verarbeitet.

• Datum und Uhrzeit des Abrufs der Software
• IP-Adresse des aufrufenden Rechners
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Übertragene Datenmengen
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version des Betriebssystems

III. Dauer der Speicherung

Die uns übermittelten Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck der Datenverarbeitung erforderlich ist. Dies beinhaltet die Speicherung der Daten aufgrund gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungspflichten nach §§ 146 ff. AO, § 257 HGB sowie § 74 Abs. 4 BDSG und die Löschung der Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie mit Ablauf der Gewährleistungsansprüche.

IV. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitungen

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Für Zwecke der Durchführung der Beauftragung und Bearbeitung von Reklamationen und Gewährleistungsfällen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Werbliche Nutzung der Daten für postalische Werbung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

V. Kategorien von Empfängern

Die oben genannten Daten werden an folgende Empfänger weitergegeben wegen der genannten Zwecke weitergebgeben.

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1. Datenübermittlung zu Abrechnungszwecken

Wir übermitteln Ihre daten gegebenenfalls an folgende Empfänger. Dies dient der Abwicklung des Zahlungsverkehrs:

• Geldinstitute
• Steuerbüro

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2. Datenübermittlung zur Nutzung unserer Software und Speicherung der Daten

Zur Nutzung unserer Software und zur Speicherung von Daten übermitteln wir Daten an folgende Empfänger:

• Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland
• Microsoft Ireland Operations Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland
• Brave Software, Inc., 580 Howard St. Unit 402, San Francisco, CA 94105, USA
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
• HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA
• Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland

VI. Übermittlung an Drittländer

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Sofern Sie uns per E-Mail kontaktieren oder unsere Software nutzen, werden Ihre personenbezogenen Daten durch Google, Google Cloud sowie Brave Software verarbeitet. Da diese Unternehmen möglicherweise auch Daten auf weltweit verteilten Servern speichern, kann eine Übermittlung in Drittstaaten (insbesondere die USA) erfolgen. Um hierbei ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, wird für diese Anbieter das notwendige Datenschutzniveau durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln rechtlich abgesichert.

Darüber hinaus setzen wir für die Verwaltung unserer Kundenbeziehungen das System HubSpot ein. In diesem Rahmen werden Kundendaten, insbesondere die Kommunikationshistorie, auf den Servern von HubSpot gespeichert. Auch für diese Verarbeitung wurde das notwendige Datenschutzniveau durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln rechtlich abgesichert.

VII. Rechte als Betroffener

Als betroffene Person haben Sie laut DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft, Berichtigung, Löschung (Art. 15, 16, 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3)

VIII. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Hierzu gehört auch die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde: Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) (+49 (0) 611 14080; poststelle@datenschutz.hessen.de).

IX. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 Abs. 1, 4 DSGVO – einschließlich Profiling – findet nicht statt.

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X. Maßgebliche Sprache

Im Falle von Abweichungen zwischen der deutschen Fassung dieser Datenschutzhinweise für Kunden und einer Übersetzung ist allein die deutsche Fassung maßgebend.

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